Hybrid Event là định nghĩa đang dần trở nên quen thuộc trong các loại hình tổ chức sự kiện hiện nay. Nó được đánh giá là xu hướng tương lai của ngành công nghiệp sự kiện với nhiều ưu điểm vượt trội. Có phải bạn đang muốn biết thêm về hình thức tổ chức sự kiện này hoặc đang tìm đơn vị tổ chức chuyên nghiệp? Vậy thì bài viết dưới đây chính là dành cho bạn đấy

Hybrid Event là gì?

Hybrid Event là loại hình sự kiện mà ở đó có sự kết hợp giữa hai yếu tố “thực” – có người tham dự và “ảo” – người tham dự không có mặt trực tiếp tại sự kiện. Họ thông qua các công cụ công nghệ hỗ trợ như mạng xã hội (Twitter, LinkedIn, Facebook, Youtube); thảo luận nhóm online; công cụ audio hay video hỗ trợ (Skype, Zoom)…để tham gia sự kiện. Do đó, Hybrid Event còn được biết đến với cái tên là sự kiện hỗn hợp.

Có thể nói, việc kết hợp giữa yếu tố truyền thống, quen thuộc (sự kiện trực tiếp) với công nghệ tiên tiến, mới mẻ (sự kiện thực tế ảo) là một lựa chọn tối ưu nhất hiện nay. Chính vì lẽ đó mà ở thời điểm hiện tại và trong tương lai, Hybrid Event sẽ luôn là loại hình sự kiện được ưa chuộng bậc nhất. Đây là lựa chọn hàng đầu để tạo nên một sự kiện thành công, thu hút khán giả như mong đợi.

Hybrid Event có ưu điểm gì?

Trong bối cảnh dịch covid vẫn chưa được dập tắt trên toàn Thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, sự quay trở lại của các sự kiện trực tiếp với lượng lớn người tham dự là khá khó khăn bởi lệnh các lệnh phong toả, lệnh giãn cách xã hội… Mặt khác, để chuyển đổi hoàn toàn từ sự kiện trực tiếp sang sự kiện trực tuyến là một thách thức lớn cho các công ty tổ chức sự kiện. Do đó, sự kiện hỗn hợp là biện pháp tối ưu hơn. Loại hình sự kiện này chiếm được sự quan tâm của cả giới làm nghề lẫn công chúng bởi những ưu điểm như sau:

• Hybrid Event giúp giải quyết được phần nào những lo ngại về thời tiết, địa điểm tổ chức vì chỉ một phần khán giả là sẽ tham dự trực tiếp, phần còn lại sẽ theo dõi sự kiện Online.
• Trong bối cảnh dịch Covid-19 vẫn còn thì sự kiện hỗn hợp là giải pháp giúp khán giả lựa chọn được hình thức tham gia phù hợp (trực tiếp hay trực tuyến) dựa trên khu vực sinh sống (có nhiều ca nhiễm hay không) và tình trạng bản thân (đã tiêm Vaccine hay chưa).

• Việc chia ra tổ chức Online và Offline sẽ giúp bạn quản lý sự kiện hỗn hợp một cách dễ dàng, hiệu quả hơn, giúp giảm thiểu các rủi ro, vấn đề không mong muốn nhờ đó mà xử lý tình huống đơn giản, nhanh chóng hơn.
• Hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến trong sự kiện hỗn hợp sẽ giúp bạn đo lường hiệu quả của sự kiện một cách khoa học, chi tiết hơn nhờ vào các phần mềm, công nghệ giúp hỗ trợ tổ chức sự kiện trực tuyến.
• Tổ chức Hybrid Event sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và công sức cũng như nguồn nhân lực so với sự kiện truyền thống. Vì các máy móc, thiết bị công nghệ sẽ hỗ trợ ta ở hầu hết các khâu tổ chức sự kiện.
• Nâng cao trải nghiệm khán giả và tối ưu khả năng tương tác giữa khán giả và khách mời.
• Sự kiện hỗn hợp cũng thu hút được nhiều nhà tài trợ hơn vì họ biết được rằng đây là loại hình sự kiện được ưa chuộng, đánh giá cao nhất hiện nay, thu hút khách hàng rất hữu hiệu.

Sự khác nhau giữa Hybrid Event và Virtual Event

Đối với Virtual Event (Sự kiện ảo) thì toàn bộ khách mời và khán giả đều tham gia trực tuyến thông qua phần mềm hỗ trợ tổ chức sự kiện online. Còn với Hybrid Event thì có sự kết hợp, cân bằng giữa việc tham dự sự kiện tiếp tại địa điểm tổ chức xác định và tham dự trực tuyến. Tất cả những người tham gia sự kiện dù là Online hay Offline đều sẽ được sắp xếp để đảm bảo thực hiện tốt các quy định về sự an toàn cũng như nhận được sự trải nghiệm đầy đủ nhất về sự kiện.

Quy trình tổ chức Hybrid Event

• Thiết lập mục đích, mục tiêu, loại hình của sự kiện: Mỗi sự kiện có tính chất và đặc điểm khác nhau. Do đó, cần xác định mục đích tổ chức và những mục tiêu cần đạt được. Mục tiêu càng rõ ràng càng dễ thực hiện và đo lường.
• Lập kế hoạch cho sự kiện: Phác thảo sơ bộ thời gian, địa điểm, khách mời, quy mô, agenda cho sự kiện…
• Lựa chọn nền tảng công nghệ cho sự kiện: Nếu sự kiện hỗn hợp chỉ mang tính chất quảng bá thêm cho chương trình thì một số công cụ phát trực tiếp qua mạng xã hội như youtube, facebook, twitter, instagram…đều có tính năng phát trực tiếp (livestream). Riêng đối với các sự kiện như hội thảo, hội nghị cần có nhiều tính năng hơn thì cần phải sử dụng đến những nền tảng chuyên về sự kiện trực tuyến như Zoom, Webex, Microsoft Teams…
• Truyền thông, quảng bá cho sự kiện: Các sự kiện cần được truyền thông đồng bộ trên các kênh sẵn có
• Viết kịch bản cho sự kiện: Kịch bản cho sự kiễn hỗn hợp và trực tuyến không cần quá dài dòng, chỉ nhấn vào điểm đặc sắc và lồng ghép nhiều yếu tố tạo bất ngờ
• Triển khai, đánh giá

Yêu cầu kỹ thuật trong Hybrid Event

Các trang thiết bị công nghệ cao là thành phần không thể thiếu khi tổ chức sự kiện hỗn hợp. Đến với SKG International bạn cứ việc yên tâm rằng chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp những thiết bị tiên tiến hàng đầu hiện nay để làm nên một sự kiện hiện đại bậc nhất, được khán giả đón nhận nhiệt tình. Những trang thiết bị mà SKG International cung cấp đối với Hybrid Event gồm có:

• Thiết bị kết nối: Đường truyền Internet, máy tính, máy tính bảng, Cable…
• Thiết bị âm thanh: Các loại Micro, tai nghe, loa Amate, bàn Mixer âm thanh, Soundcard…
• Thiết bị ánh sáng: Đèn Led, đèn Moving Head, Strobe light, đèn cực tím, đèn Follow…
• Thiết bị trình chiếu: Màn hình Led, TV, máy chiếu, màn hình chiếu, Mixer trộn hình ảnh, máy quay, Camera 4K…

Và hàng loạt các thiết bị, phần mềm tổ chức sự kiện hỗn hợp khác mà Top Event luôn có sẵn để cung cấp theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.

Đơn vị tổ chức Hybrid Event

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện hỗn hợp (Hybrid Event) ra đời do sự ảnh hưởng của dịch Covid-19. Tuy nhiên, việc có quá nhiều đơn vị mới xuất hiện khiến khách hàng khó lòng chọn lựa một nơi đáng để gửi gắm niềm tin. Chính vì thế mà những đơn vị có kinh nghiệm hoạt động lâu năm như SKG International là lựa chọn hợp lý, đáng cân nhắc.

SKG International là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Miền Bắc, với hàng trăm sự kiện đã được tổ chức thành công. Nắm bắt được xu hướng tổ chức Hybrid Event đang lên ngôi, Top Event đã nhanh chóng tìm hiểu, chuẩn bị cơ sở vật chất và cho ra mắt dịch vụ tổ chức loại hình sự kiện này và được khách hàng đón nhận.

Để trải nghiệm dịch vụ Hybrid Event ngay hôm nay, hãy liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!