Trong vài năm trở lại đây, sự ra đời và phát triển của phương tiện truyền thông và ứng dụng trên thiết bị di động đã làm thay đổi cách mọi người tương tác với nhau. Với ảnh hưởng của công nghệ, ngành tổ chức sự kiện cũng đã có những thay đổi đáng kể. Vậy chúng ta nên làm gì có thể theo kịp thị trường và làm hài lòng khách hàng? Để giải đáp thắc mắc này, sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về 7 xu hướng mới nhất của ngành tổ chức sự kiện trong năm 2023.
Tại sao ngành tổ chức sự kiện lại thay đổi nhanh như vậy?
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, mọi thứ xung quanh không ngừng đổi mới và nhanh chóng trở nên lỗi thời hơn bao giờ hết. Không có gì đáng ngạc nhiên khi một lĩnh vực hoạt động dựa trên lợi ích của khách hàng như ngành tổ chức sự kiện lại yêu cầu sự nhạy bén, linh hoạt và thích ứng với những sự thay đổi.
Hơn nữa, với sự xuất hiện của công nghệ mới trong lĩnh vực giải trí, ngành tổ chức sự kiện cần phải bắt kịp tốc độ để tiếp tục gắn kết mọi người lại với nhau. Khán giả ngày càng khắt khe hơn và không còn hứng thú với những sự kiện thiếu kế hoạch, thông tin và không gian phù hợp.
Các chuyên gia tổ chức sự kiện – những người được công nhận về chuyên môn trong việc tổ chức những sự kiện có quy mô lớn, cũng đang dần lấn sân sang các khía khác của kinh doanh, chẳng hạn như tiếp thị và bán hàng. Những gì trước đây chỉ là một phần nhỏ của giải trí và kinh doanh giờ đã phát triển thành ngành công nghiệp hoàn chỉnh – ngành tổ chức sự kiện, một ngành có xu hướng và công nghệ riêng.
Xu hướng trong ngành tổ chức sự kiện sẽ được mong đợi vào năm 2023
1. Thực tế tăng cường (AR) và Thực tế ảo (VR) cho các sự kiện
AR đã trở thành một hình thức giải trí ngày càng phổ biến. Nó cho phép người dùng tương tác với môi trường ảo và đối tượng ảo thông qua điện thoại thông minh và một số thiết bị khác. Công nghệ mới này đang được các doanh nghiệp sử dụng để nâng cao dịch vụ khách hàng, cung cấp thêm thông tin và thậm chí tiêu thụ sản phẩm.
VR cũng là một xu hướng mới nổi trong ngành tổ chức sự kiện. Với việc cung cấp cho khách tham dự sự kiện trải nghiệm thực tế, nó nhanh chóng trở nên phổ biến và được ưa chuộng. Thiết bị VR cho phép mọi người hòa mình vào một thế giới hoàn toàn khác. Họ có thể nhìn thấy không gian ảo, những gì người khác không thể một cách chân thực. Ngoài việc cung cấp trải nghiệm phong phú , VR còn mang đến cơ hội thu hút khách hàng theo những cách mà trước nay chưa từng có.
Nhiều sự kiện công nghệ nổi tiếng, chẳng hạn như E3 và BlizzCon, đã sử dụng VR để giới thiệu các trò chơi mới của họ. Một số thậm chí còn cung cấp không gian để thử nghiệm công nghệ này trong bảng điều khiển mới. Hơn nữa, trong ngành công nghiệp trò chơi, VR còn được sử dụng để nâng cao thói quen sức khỏe và giúp mọi người vận động trong thời gian rảnh rỗi.
Điều quan trọng là trò chơi hóa đang mở rộng sang các lĩnh vực khác nhau để giúp mọi người học hỏi và phát triển các kỹ năng mới. Trong đó, AR và VR đóng một vai trò rất lớn trong việc giúp đỡ mọi người thực hành các kỹ năng này. Vào năm 2023, chúng ta có thể mong đợi sự mở rộng trong các sự kiện bố trí khu vực VR và trò chơi hóa. Vì vậy, hãy bắt đầu lập kế hoạch cho sự kiện tiếp theo của bạn bằng cách đón đầu xu hướng mới này và vượt lên dẫn trước đối thủ!
2. Phương tiện truyền thông xã hội – công cụ quảng bá sự kiện
Phương tiện truyền thông cũng trở nên quan trọng đối với các nhà tổ chức sự kiện khi nó trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống của người tiêu dùng. Theo một cuộc khảo sát gần đây của Eventbrite (một trang web bán vé và quản lý sự kiện của Mỹ), 64% người tham gia cho biết họ sẽ đưa ra quyết định về những sự kiện tham dự dựa trên những gì họ thấy trực tuyến.
Do đó, sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để quảng bá các sự kiện là một xu hướng mới của ngành sự kiện. Phương tiện truyền thông xã hội không thay thế các phương pháp quảng cáo truyền thống, chẳng hạn như tờ rơi hoặc thậm chí tiếp thị truyền miệng. Tuy nhiên, nó vẫn có mức ảnh hưởng nhất định đến cách mọi người tìm kiếm thông tin và quyết định có tham dự một sự kiện hay không.
Hơn nữa, các phương tiện truyền thông vẫn là một trong những cách tốt nhất để đo lường sự thành công của sự kiện và mức độ hiệu quả của các ý tưởng. Lời khuyên của chúng tôi là các nhà tổ chức sự kiện nên tạo mối quan hệ đối tác với những người có ảnh hưởng trên các phương tiện truyền thông, đồng thời sắp xếp các chuyên gia có kinh nghiệm điều hành các trang truyền thông xã hội.
Tích hợp phương tiện truyền thông xã hội sẽ trở thành một xu hướng công nghệ chính cho ngành tổ chức sự kiện. Khi ngày càng có nhiều người sử dụng mạng xã hội để tìm hiểu về các sự kiện và chia sẻ kinh nghiệm của họ, các nhà tổ chức sự kiện phải đảm bảo các công cụ quảng cáo của họ có thể tích hợp với các nền tảng này.
3. Công nghệ di động đang thay đổi cách mọi người tham dự các sự kiện
Người dự sự kiện hiện nay đang có xu hướng sử dụng thiết bị di động để tìm hiểu thông tin về các sự kiện. Trên thực tế, theo một cuộc khảo sát gần đây của Eventbrite, 52% người tham dự sử dụng điện thoại thông minh tại các sự kiện. Xu hướng sự kiện này dự kiến sẽ tiếp tục phát triển khi nhiều người khi các thiết bị di động ngày càng phổ biến.
Trong những năm gần đây, đã có sự bùng nổ của các ứng dụng di động được thiết kế dành riêng cho các sự kiện. Các ứng dụng này cho phép người dùng tìm kiếm, xem lịch sự kiện, đặt chỗ và thậm chí mua vé. Mặc dù các ứng dụng này chưa phổ biến như các hình thức truyền thông xã hội khác, nhưng chúng đang ngày càng phát triển và trở thành xu hướng của ngành sự kiện.
Đối với các nhà tổ chức sự kiện, việc không sử dụng các công nghệ di động đồng nghĩa với việc mất thời gian và tiền bạc. Một nghiên cứu được thực hiện bởi Bizzabo chỉ ra rằng 72% các tổ chức sự kiện tin rằng công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong quản lý sự kiện ngày nay.
Phát triển ứng dụng hoặc sử dụng phần mềm sự kiện có thể tối ưu cách bạn lên kế hoạch cho sự kiện. Là một nhà tổ chức sự kiện, bạn có thể sử dụng các công nghệ để lên kế hoạch cho các sự kiện từ xa. Bạn cũng có thể quảng bá các sự kiện của mình trên phương tiện truyền thông xã hội và bản tin để nâng cao nhận thức và mức độ phổ biến của nó.
4. Phát trực tiếp các sự kiện để thu hút người tham dự
Hiện nay, người dùng có xu hướng xem các buổi phát sóng trực tiếp.Do đó, các công ty đang bắt đầu sử dụng công nghệ phát trực tiếp để giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ của họ. Hầu hết các luồng trực tiếp này đều ở định dạng của một sự kiện. Xu hướng này dự kiến sẽ tiếp tục vào năm 2023.
Gen Y và Gen Z có khả năng cao sẽ tham dự các sự kiện và tương tác với các thương hiệu nhiều hơn so với thế hệ trước. Họ cũng có xu hướng cởi mở hơn với những trải nghiệm mới và ý tưởng sáng tạo. Điều này đóng một vai trò quan trọng trong việc giải thích tại sao nhiều thương hiệu nổi tiếng đang trở nên quan tâm đến việc hợp tác với những người có ảnh hưởng trên mạng xã hội hơn là quảng cáo trên tạp chí hoặc biển quảng cáo.
5. Tính bền vững – một quy tắc xu hướng sự kiện mới
Trong quá khứ, chúng ta đã phát triển công nghệ mà không quan tâm nhiều đến tác động của chúng đối với môi trường. Hiện nay, chúng ta đang lo ngại về tác động của những tiến bộ công nghệ mới này đối với thế giới xung quanh. Vì vậy, con người đang tìm cách phát triển các nguồn năng lượng sạch trong khi vẫn duy trì lối sống của mình. Ngành tổ chức sự kiện cũng không ngoại lệ, thích ứng là điều kiện tất yếu để tồn tại và đồng thời thúc đẩy các sự kiện bền vững trong năm 2023.
Trên thực tế, COP26 đã đưa ra một bản báo cáo về các sự kiện bền vững và cách quảng bá chúng. Báo cáo chỉ ra rằng các khía cạnh quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch sự kiện là các mối quan tâm về kinh tế và khí hậu, quan hệ đối tác, thúc đẩy hành vi tiêu dùng bền vững, khuyến khích lối sống lành mạnh, sử dụng các nguồn an toàn và giữ di sản bền vững.
Nhiều khía cạnh công nghệ và nguồn năng lượng đang trở nên thân thiện với môi trường hơn. Trong số các phương pháp hàng đầu, các nhà tổ chức sự kiện cũng được khuyến khích thúc đẩy giao thông bền vững giữa những người tham dự bằng cách thuê người dân địa phương cho các sự kiện của họ. Vào năm 2023, những phép đo này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến cách mọi người cư xử và những sự kiện mà họ chọn tham dự.
6. Khả năng truy cập cho các sự kiện kỹ thuật số trực tiếp
Khả năng tiếp cận không chỉ là xu hướng của ngành sự kiện mà còn là điều bắt buộc. Tuy nhiên, nhiều nhà tổ chức sự kiện hiện vẫn loay hoay về việc tìm các địa điểm có thể truy cập hoặc làm cho các sự kiện của họ có thể truy cập được, ngay cả khi đó là sự kiện trực tuyến. Làm thế nào để mọi người có thể dễ dàng tiếp cận với các sự kiện?
Chúng tôi chắc chắn rằng, vào năm 2023, khả năng tiếp cận kỹ thuật số và tuân thủ các thỏa thuận về khả năng tiếp cận sẽ đóng một vai trò quan trọng. Các chuyên gia tổ chức sự kiện sẽ phải học cách sử dụng công nghệ để cải thiện khả năng tiếp cận, ví dụ như làm quen với trình đọc màn hình và công cụ nhận dạng giọng nói.
Chúng ta đã chứng kiến sự bùng nổ của các hội chợ việc làm và phương thức giải trí phù hợp với người khuyết tật, vì vậy, hy vọng rằng các địa điểm tổ chức sự kiện sẽ sớm triển khai các tiêu chuẩn về khả năng tiếp cận để thúc đẩy hơn nữa tính toàn diện.
7. Quyền riêng tư & Bảo mật cho Sự kiện
Quy định về quyền riêng tư đang thay đổi nhanh chóng. Dữ liệu cá nhân của khách hàng như thông tin tài chính hiện được coi là nhạy cảm ở nhiều nơi trên thế giới. Điều đó cho thấy tầm quan trọng của người tiêu dùng và việc xử lý dữ liệu của họ.
Chúng ta có thể thu thập những thông tin cá nhân nào từ những người đăng ký sự kiện? Chúng ta nên lưu trữ thông tin cá nhân của họ như thế nào? Chúng ta có thể sử dụng dữ liệu của họ cho những mục đích gì? Chúng ta có thể lưu dữ liệu trên máy chủ của mình trong bao lâu? Chúng ta có thể gửi email tiếp thị cho những người tham dự sự kiện trước đây trong bao lâu?
Đến năm 2023, các nhà tổ chức sự kiện cần hết sức thận trọng với cách họ xử lý dữ liệu sự kiện, ví dụ như thông tin cá nhân và tài chính của người tham dự. Khi ngày càng phụ thuộc vào lĩnh vực kỹ thuật số, nhiệm vụ chính của chúng ta là đảm bảo tính riêng tư và an toàn.
Vì lý do đó, việc tăng cường các quy định về bảo mật và quyền riêng tư cũng như hoạt động đào tạo được dự đoán sẽ là xu hướng mới của ngành tổ chức sự kiện vào năm 2023. Các chủ đề như dữ liệu cá nhân, thanh toán và kỹ thuật phần mềm để quản lý sự kiện sẽ trở nên phổ biến đối với các chuyên gia tổ chức sự kiện.
Làm thế nào để tận dụng các xu hướng sự kiện năm 2023?
Nhiều nhà tổ chức sự kiện và thương hiệu đã tiến hành điều chỉnh theo những xu hướng này. Trong đó, một số chỉ mới bắt đầu làm quen, một số khác đã bắt đầu áp dụng vào thực tiễn. Nếu muốn đẩy nhanh quá trình này, chúng ta có thể tận dụng công nghệ để đón đầu, nắm bắt các xu hướng sự kiện này một cách nhanh chóng.
Nguồn: Timely
