Các tổ chức, doanh nghiệp thường tổ chức sự kiện để đem lại những giá trị khác nhau cho chính doanh nghiệp và tổ chức của họ. Đây là dịp để những cá nhân với hoàn cảnh kinh tế, xã hội khác nhau gặp gỡ để mở rộng mối quan hệ và tìm đến những mục tiêu chung. Các sự kiện như hội nghị, hội thảo, cuộc họp, sự kiện ra mắt sản phẩm và triển lãm là những dịp quan trọng để các doanh nghiệp quảng bá sản phẩm và dịch vụ của họ tới khách hàng tiềm năng.

Để tổ chức một sự kiện thành công, mỗi cá nhân hay tập thể cần lên kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng đến từng chi tiết nhỏ nhất. Tuy nhiên, để tránh rủi ro khi tổ chức sự kiện, việc quản lý sự kiện nên được giám sát bởi những điều phối/ event planners dày dạn kinh nghiệm. Để cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về những điều chúng ta phải xem xét khi lập kế hoạch cho một sự kiện, dưới đây là 5 yếu tố cần xem xét trong quản lý sự kiện. 

1. Mục tiêu của sự kiện

2. Thời gian và địa điểm

Khi đã có mục tiêu rõ ràng, bạn phải quyết định thời gian và địa điểm thuận tiện cho sự kiện. Địa điểm phải được đặt trước 6 tháng để chuẩn bị cho ngày diễn ra sự kiện phù hợp. Hơn nữa, chúng ta cũng phải xem xét cơ sở vật chất, nơi ăn ở của những người tham dự theo sức chứa của các phòng tại địa điểm đó. Nếu bạn đang đón khách từ những nơi khác, bạn nên xem xét một địa điểm gần sân bay hoặc khách sạn, đồng thời để thoải mái và thiết thực hơn thì cần phải có một bãi đỗ xe.

3. Checklist sự kiện

Checklist sự kiện có thể coi là điểm mấu chốt của sự kiện, là điều quyết định đến thành công của toàn bộ sự kiện. 

Bạn cần kiểm tra, theo dõi các đầu mục công việc để kiểm soát sự kiện thành công. Checklist bao gồm các công việc được phân bổ cho các thành viên trong đội ngũ Ban tổ chức sự kiện, bao gồm trang thiết bị,cơ sở vật chất, phục vụ ăn uống, đội ngũ lễ tân và kịch bản chương trình.

4. Tài chính

Quản lý sự kiện đồng thời cũng là quản lý tài chính một cách rõ ràng và phù hợp. Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn phải lập một ngân sách chính xác và toàn diện. Ngoài ra, bạn nên tính đến tất cả các khoản thu nhập và chi phí bao gồm chi phí ẩn và hỗ trợ bằng hiện vật từ các nhà tài trợ liên quan đến các hoạt động của sự kiện. 

5. Truyền thông sự kiện

Truyền thông là một bước quan trọng trong mỗi sự kiện. Đây là phương thức nhằm thu hút độ tương tác, độ nhận diện và kết nối với cộng đồng, khách hàng tiềm năng. 

Ngày nay, có nhiều cách tiếp cận và truyền thông khác nhau, chẳng hạn như mạng xã hội, truyền hình, báo in qua đó giúp nâng cao nhận thức và quảng bá sự kiện đến với các khách hàng. 

SKG International mong muốn là đối tác cùng đồng hành với bạn trên từng sự kiện trọng đại của doanh nghiệp bạn. Hãy liên hệ với SKG International để được tư vấn và báo giá nhanh nhất!