Những công cụ và ứng dụng này có thể giúp Event Planner thực hiện công việc dễ dàng và nhanh chóng hơn. Từ đó Event Planner có thể tăng hiệu suất công việc, sự kiện được lên kế hoạch và triển khai hiệu quả nhất có thể.
Khi nói đến công việc của Event Planner, khối lượng công việc nặng nề là điều không còn xa lạ. Với những công cụ được giới thiệu dưới đây, cuộc sống của những Event Planner luôn tất bật với hàng tá nhiệm vụ sẽ trở nên dễ dàng hơn và thoải mái hơn. Tận dụng sức mạnh của công nghệ sẽ tạo nên những hiệu quả không ngờ.
1. Bộ công cụ văn phòng giúp xử lý công việc offline
Rõ ràng, bộ ba công cụ tin học văn phòng Microsoft Word, Excel và Powerpoint luôn là top 3 “cánh tay phải đắc lực” không thể vắng mặt trong danh sách này. Những tính năng tưởng như bình thường nhưng lại mang đến những giải pháp không ngờ giúp Event Planner có thể xử lý công việc offline một cách nhanh gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp.
2. Công cụ hỗ trợ thiết kế trực tuyến hiệu quả
- Canva – Nền tảng thiết kế trực tuyến miễn phí với kho nội dung có sẵn
Mặc dù cung cấp các tính năng gần tương tự như Powerpoint nhưng Canva cung cấp bố cục thiết kế, bộ lọc, hình ảnh và phông chữ có sẵn giúp người dùng tối ưu thời gian và tiết kiệm công sức thiết kế nhưng vẫn cho ra những sản phẩm chuyên nghiệp và bắt mắt.
- Prezi – Giao diện trình chiếu đẹp mắt, mới lạ và thu hút
Công cụ này đặc biệt đó là tạo slide thuyết trình chỉ trong một trang duy nhất thay vì phải tạo trên nhiều slide. Mọi thông tin đều được thể hiện rất rõ ràng và chi tiết. Tức là khi người dùng nhấn nút next thì Prezi sẽ tự động dẫn đến từng mục chính, sau đó mới đi đến những mục nhỏ.
- Visme – Kho tàng các biểu tượng, đồ họa và hình ảnh miễn phí
Là công cụ cung cấp cho người dùng một loạt các mẫu slide và mẫu infographic theo từng chủ đề phục vụ cho mục đích thuyết trình khác nhau với các tính năng mạnh mẽ trong việc tạo các đối tượng đồ họa, đặc biệt là biểu đồ.
3. Công cụ AI tạo nội dung, hình ảnh trong giây lát
- Chat GPT – Giải đáp mọi lĩnh vực chỉ trong tích tắc
Đây là một trong những mô hình ngôn ngữ tiên tiến nhất hiện nay với tính năng tương tác ở dạng các cuộc hội thoại. Công cụ này giúp tạo ra các câu trả lời thông minh và nhiều chủ đề và lĩnh vực khác nhau với đầy đủ nội dung và chính xác.
- Notion AI – Gợi ý và hỗ trợ viết nội dung chuyên nghiệp
Công cụ này mang đến các gợi ý chính xác về loại nội dung cần tạo từ ý tưởng, outline, các loại bài viết (blog, website, báo chí,…) đến gợi ý danh sách các việc cần làm hay tạo kế hoạch của một chương trình theo ý tưởng,.v.v.
- AI Canva – Chuyển đổi văn bản sang hình ảnh nhanh gọn
Với tính năng “Text to Image”, Canva giúp tạo ra hình ảnh mong muốn thông qua mô tả văn bản đã được người dùng cung cấp. Người dùng có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa tích hợp trong Canva để tăng chất lượng sản phẩm, chẳng hạn như điều chỉnh độ sâu trường ảnh, tự động lấy nét hoặc thêm bộ lọc.
4. Công cụ giúp lập kế hoạch rõ ràng
- Evernote – Lên kế hoạch nhanh chóng
Đây là công cụ giúp người dùng ghi lại ý tưởng khi có cảm hứng, tạo và lưu trữ ghi chú với nhiều định dạng từ văn bản, hình ảnh đến video, giọng nói,… lập danh sách, kế hoạch, nhiệm vụ theo ngày, tuần, tháng. Nó sắp xếp mọi thứ vào sổ tay với các thẻ một cách khoa học và chuyên nghiệp, có thể đồng bộ nội dung từ phần mềm điện thoại sang trang web máy tính kể cả khi không có internet.
- Notion – Công cụ tích hợp All-in-one
Notion như là sự kết hợp của tất cả ứng dụng lập thời gian biểu khác cộng lại. Với một loạt các mẫu lập và quản lý kế hoạch có sẵn, công cụ này giúp hợp lý và đơn giản hóa các quy trình phức tạp một cách nhanh chóng, hiệu quả. Người có thể lên kế hoạch, tạo nội dung, lên danh sách việc cần làm, nhắc nhở…tất tần tật chỉ trong một không gian Notion.
- TeamGantt – Lập kế hoạch với biểu đồ Gantt
TeamGantt là nền tảng giúp tập trung vào một kế hoạch trực quan thông qua tính năng xây dựng biểu đồ Gantt, lên lịch hoặc danh sách nhiệm vụ trực tuyến dễ sử dụng. Công cụ này giúp người dùng lên kế hoạch cho cả cá nhân và tập thể nhóm, cung cấp tab khả dụng hiển thị khối lượng công việc đã lên kế hoạch.
5. Không gian quản lý kế hoạch trực tuyến all-in-one
- Trello – Quản lý toàn bộ trong một không gian
Nền tảng này giúp người dùng có thể quản lý toàn bộ tiến độ sự kiện và công việc trong cùng một không gian theo sơ đồ cây và bố cục bảng Kanban, có tính năng cập nhật thời gian, nhãn dán phân loại và phân công nhiệm vụ nếu làm việc nhóm. Với mỗi bảng, người dùng có thể điền vào những mô tả công việc chi tiết. Điểm mạnh của công cụ này giao diện tối ưu, có các tính năng trực quan và đơn giản để bắt đầu.
- Clickup – Quản lý kế hoạch & Quản lý nhiệm vụ
Công cụ này giúp Event Planner quản lý kế hoạch theo Trạng thái công việc và Nhiệm vụ các thành viên với điểm mạnh cung cấp nhiều bố cục (không chỉ có bảng) để lựa chọn, chẳng hạn như danh sách, lịch, sơ đồ tư duy, v.v. Với mỗi Trạng thái/ Nhiệm vụ, người dùng có thể chia thành nhiều phần nhỏ để quản lý tiến độ chi tiết và click vào từng mục để xem cụ thể thông tin.
- Monday.com – Quản lý kế hoạch và làm việc nhóm
Công cụ này cung cấp mức độ quản lý linh hoạt từ tổng quan dự án đến tiến độ, khối lượng công việc nhóm và từng người một cách trực quan trên cùng một trang với bố cục hiển thị theo danh sách. Monday.com có thể lọc và sắp xếp các nhiệm vụ theo nhóm/ cá nhân, giúp người dùng có cái nhìn bao quát được các nhiệm vụ hằng ngày, hàng tuần và thậm chí là hàng tháng.
- Google Drive & OneDrive – Không gian lưu trữ và quản lý hiệu quả
Đây không phải là một hệ thống quản lý sự kiện, nhưng đó là một giải pháp khả thi với ai không muốn tìm hiểu phần mềm mới. Google Drive và OneDrive là nơi đơn giản để lưu trữ bảng tính, tài liệu, bản trình bày và hình ảnh, giúp người dùng dễ dàng làm việc từ xa trên tài liệu hoặc bảng tính được chia sẻ với nhóm của mình.
Nguồn: Tổng hợp
