Hội nghị, hội thảo chắc là những khái niệm không còn quá xa lạ với đa số mọi người khi mà các ban ngành, đoàn thể, doanh nghiệp đều tổ chức hội nghị và hội thảo thường xuyên. Tuy có nhiều mục đích khác nhau nhưng đa số các hội nghị đều mang tính chất trang trọng nên cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Do đó mà rất nhiều đơn vị đã tìm đến các trung tâm tổ chức hội nghị, sự kiện để hợp tác. Mặc dù vậy, giữa vô vàn trung tâm, đâu mới là lựa chọn tốt nhất với chất lượng và giá cả hợp lý nhất? Hãy theo dõi bài viết sau đây để được cung cấp thông tin chi tiết về vấn đề này.

Tổng quan về tổ chức hội nghị, hội thảo

Hội thảo, hội nghị là sự kiện của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tập thể nào đó được thực hiện để thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Không chỉ vậy, tổ chức hội nghị còn là cơ hội để các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức gặp gỡ và trao đổi giúp gắn kết mối quan hệ và quảng bá hình ảnh.

Ý nghĩa của việc tổ chức hội thảo hội nghị là gì?

• Xây dựng hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp

Khi một doanh nghiệp tổ chức bất kì một sự kiện nào thì đều có ý nghĩa là thông qua sự kiện đó hình ảnh công ty sẽ được phổ biến và nâng cao. Tổ chức hội thảo hội nghị cũng như vậy, rất nhiều công ty coi hội nghị là một hoạt động marketing hiệu quả trong việc tăng độ nhận diện thương hiệu cũng như uy tín.

Các sự kiện hội thảo thường sẽ có màu sắc trang trí bố cục, tổ chức mang theo màu sắc và phong cách của doanh nghiệp nên khi các khách mời đến tham dự thì họ sẽ có dịp trải nghiệm những chia sẻ mang đậm màu sắc của doanh nghiệp. Ngoài ra khách mời cũng có thể được tiếp xúc với đội ngũ lãnh đạo, hình ảnh thương hiệu sẽ dễ ghi dấu ấn hơn.

Thêm nữa, đa phần các hội nghị hội thảo sẽ có khu vực checkin và các khách mời khi chụp ảnh kỷ niệm đăng mạng xã hội thì đây cũng là một cách truyền thông tiếp cận đến nhiều người hơn.

• Tạo lòng tin cho khách hàng

Mọi người khi đến tham dự hội nghị thường có mong muốn là nghe chia sẻ của diễn giả về vấn đề mà họ đang muốn tìm hiểu. Nếu các doanh nghiệp tổ chức nắm bắt được các chủ đề này thì sẽ thu hút được nhiều người quan tâm, nếu hội nghị diễn ra thành công và gây ấn tượng với khách mời thì sẽ tạo ra sự tin tưởng đối với thương hiệu hơn. Khi bạn đã có được sự tin tưởng của khách hàng thì việc bán sản phẩm, dịch vụ của công ty sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

• Quảng bá cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp

Không phải ai cũng biết rằng tổ chức hội nghị hội thảo cũng là một cách để chúng ta quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ một cách hữu hiệu. Trong chương trình thường có phần trình chiếu video giới thiệu sản phẩm, dịch vụ khi các khách mời chưa đến hết. Các video này được chiếu lặp đi lặp lại như quảng cáo và sẽ tác động đến nhận thức của khách mời, tạo ra cảm giác quen thuộc sau này, đây là cơ hội quảng bá sản phẩm rất tốt bạn cần phải lưu ý.

• Giải quyết các vấn đề tồn đọng

Các sự kiện hội thảo hội nghị để giải quyết các vấn đề còn chưa giải quyết xong thì thường là hội nghị nội bộ hoặc các hội thảo chuyên môn – chuyên đề.

Các buổi hội thảo này sẽ xoay quanh 1 chủ đề cụ thể liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức và những diễn ra trong các chương trình này thường là các chuyên gia, người có kiến thức và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực đó. Hội thảo sẽ bao gồm các lý luận thực tiễn, các trở ngại và giải pháp để giải quyết vấn đề đó. Các hội nghị hội thảo này thường được tổ chức từ hai đến năm ngày liên tục bởi các vấn đề trong những cuộc hội thảo này thường là vấn đề nóng, cấp bách hoặc rất khó giải quyết. Vì vậy khi tổ chức hội nghị chuyên môn như thế này sẽ tốn thời gian để mọi người cùng thảo luận, thống nhất và đưa ra hướng giải quyết.

7 loại hình tổ chức hội nghị, hội thảo phổ biến

Tùy thuộc vào mục đích của doanh nghiệp, tổ chức mà các hội nghị lại có những hình thức thực hiện khác nhau. Dưới đây là 7 hình thức tổ chức được sử dụng phổ biến nhất hiện nay mà quý khách có thể tham khảo ngay.

• Hội thảo khoa học

Đầu tiên phải nói đến chính là hội thảo khoa học. Đây là hình thức hội thảo tổ chức nhằm thảo luận hoặc công bố kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận cùng những người có liên quan hoặc đang hoạt động và nghiên cứu cùng lĩnh vực. Do đó, hội thảo này không nhằm mục đích quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

• Workshop

Phổ biến không chỉ ở thế giới mà còn được biết đến rộng rãi tại Việt Nam chính là Workshop. Đây là một hình thức hội thảo có mục đích chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,.. Không chỉ vậy, hội thảo này còn cung cấp các ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Khác với các hội nghị khác, quy mô của Workshop chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.

• Hội thảo du học

Đây là hội thảo giải đáp thắc mắc của người tham dự về vấn đề du học. Điển hình như chương trình học như thế nào, học bổng du học khoảng bao nhiêu hay cuộc sống tại nước ngoài sẽ diễn ra như thế nào. Ngoài mục đích chia sẻ kiến thức, những hội thảo du học còn có mục đích tìm kiếm khách hàng. Họ sẽ thông qua hội thảo này để chuyển đổi những người có thắc mắc (khách hàng tiềm năng) thành những người tham gia và họ sẽ hoạt động bán thông tin lại cho các công ty chuyên về du học.

• Hội nghị Nhà nước

Hội nghị Nhà nước thường có tính trang trọng cao cần chuẩn bị kỹ lưỡng

Các hội nghị này thường được tổ chức cố định vào một số ngày trong năm hoặc diễn ra tùy theo mục đích thảo luận của các cấp Nhà nước. Đặc điểm của hình thức hội nghị này chính là tính chất trang trọng tuyệt đối của nó. Mỗi hội nghị thường được lên kế hoạch từ nhiều tháng trước và chuẩn bị một cách cẩn thận đến từng chi tiết.

• Tập huấn

Tập huấn sẽ tương tự như workshop nhưng với quy mô lớn hơn và thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Thông thường, các buổi tập huấn sẽ xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để thực hiện các công việc một cách hiệu quả nhanh chóng và chuyên nghiệp. Các buổi tập huấn có thể diễn ra ở công ty, tập thể hay bất kì tổ chức nào. Do vậy đây chính là một trong các hình thức hội nghị vô cùng được quan tâm.

• Hội thảo chuyên đề – chuyên môn

Đây chính là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Thông thường hội thảo này sẽ bàn luận về vấn đề liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động của các doanh nghiệp, tổ chức.

• Hội nghị khách hàng

Đây là một sự kiện được doanh nghiệp tổ chức thường niên. Đa số khách mời chính là khách hàng hoặc các đối tác chiến lược của họ. Chủ đề và mục đích chính của chương trình là gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết. Đồng thời hội nghị này còn nhằm quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó họ cũng tận dụng hội nghị này như cơ hội để thăm dò ý kiến khách hàng nhằm phát triển hoạt động kinh doanh.

6 bước quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Để có được một buổi hội thảo chuyên nghiệp, thành công và tránh được những rủi ro không đáng có. Bởi vậy, cần thực hiện theo quy trình chi tiết cụ thể để tổ chức hội nghị chuẩn chỉnh nhất. Dưới đây là 6 bước quy trình giúp quý khách tổ chức hội nghị thành công.

Bước 1: Xác định chủ đề chính

Quý khách hàng trước tiên cần đặc biệt lưu ý xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đó chính là gốc rễ vấn đề và là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức khái quát

– Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm 7 phần

– Mục đích, mục tiêu cần đạt được

– Nội dung chính

– Địa điểm, thời gian tổ chức

– Kinh phí dự trù

– Đơn vị tổ chức

– Lên danh sách khách mời

– Chương trình của hội thảo hội nghị

Bước 3: Chuẩn bị chi tiết cho hội nghị, hội thảo

– Setup không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị

– Setup các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón

– Truyền thông cho sự kiện

– In ấn tài liệu

– Phát thư mời cho khách mời

Bước 4: Tiến hành tổ chức

– Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo

– Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

Bước 5: Kết thúc chương trình hội nghị, hội thảo

– Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự

– Ghi biên bản cụ thể cho hội thảo

– Tiến hành thông báo kết luận

Bước 6: Xử lý thông tin

– Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo

– Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung thảo luận

Lý do nên lựa chọn SKG International để tổ chức hội nghị

Với kinh nghiệm trên 25 năm hoạt động trong lĩnh vực ngôn ngữ, SKG International đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện hội nghị, hội thảo. Những hội nghị hội thảo đó không chỉ cho các doanh nghiệp lớn trong mà còn cả ngoài nước. Mỗi dịch vụ chúng tôi cung cấp đều được đảm bảo cả về chất lượng và chi phí. Để đem tới những dịch vụ tốt nhất cho Quý khách hàng đều là nhờ vào đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp yêu nghề luôn cố gắng hết mình trong mỗi hội nghị sự kiện. Mỗi khi tiếp nhận yêu cầu từ Quý khách hàng chúng tôi sẽ tư vấn chi tiết cụ thể. Từ khâu lên kế hoạch đến mọi chi tiết diễn ra trong hội nghị đều được chúng tôi cân nhắc lựa chọn sao cho phù hợp nhất với yêu cầu cũng như ngân sách của Quý khách hàng.

Chính bởi vậy, nếu Quý khách hàng đang có nhu cầu tổ chức hội nghị vậy thì đừng bỏ qua dịch vụ tổ chức hội nghị của SKG International nhé! Chỉ cần nhấc máy gọi ngay đến hotline 0935 365 699, chúng tôi sẽ tư vấn cho Quý khách từ A – Z để đảm bảo có một hội nghị thành công rực rỡ!

SKG International rất vinh dự được đồng hành cùng Quý khách làm nên những hội nghị đẳng cấp!