Hội nghị trực tuyến còn được gọi với các tên gọi khác: hội nghị truyền hình, họp trực tuyến, video conference. Họp trực tuyến là một trong những ứng dụng công nghệ thành công trong thực tế tiết kiệm được nhiều của cải cho xã hội và kết nối được các đơn vị cách xa về mặt địa lý, với ứng dụng khoa học công nghệ này, hội nghị trực tuyến đã xóa mọi rào cản về khoảng cách không gian và thời gian, nó làm con người thay đổi cách tiếp cận các vấn đề khi trước đó gặp trở ngại rất lớn về khoảng cách địa lý.
Hội nghị, hội thảo trực tuyến là gì?
Về cơ bản, hội nghị trực tuyến (tiếng Anh: teleconference) là một cuộc họp của những người không có mặt ở cùng một địa điểm dưới sự hỗ trợ bởi truyền thông điện tử bao gồm: phần mềm trực tuyến, web điện tử, môi trường Internet/PSTN .
Số lượng người tham gia không giới hạn, đôi lúc chỉ có 3 – 5 người hoặc đông hơn đến vài trăm người.
Hiện nay, họp trực tuyến là giải pháp hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống nhằm khắc phục những hạn chế về mặt địa lý. Họp trực tuyến được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực, giúp giảm thiểu thời gian, chi tổ chức trong hội họp. Mang lại hiệu quả tối ưu trong công việc.
Giới thiệu 3 giải pháp họp trực tuyến phổ biến
- Giải pháp họp trực tuyến qua web/phần mềm
Họp trực tuyến qua web/phần mềm là hình thức video call trên các web/phần mềm như Skype, Hangout, VSee… Nhìn chung, chức năng của các phần mềm/web này khá hạn chế như: không thể trình chiếu dữ liệu hay lưu nội dung cuộc họp; hình ảnh, âm thanh chất lượng kém, giới hạn điểm tham gia. Do vậy, giải pháp này chưa thể đáp ứng tốt cho những cuộc họp hội nghị có tính quan trọng.
Bù lại, giải pháp này thường được miễn phí, hoặc có trả phí nhưng khá rẻ.
- Giải pháp họp trực tuyến qua thiết bị hội nghị truyền hình
Giải pháp này sử dụng kết hợp các hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm để truyền tải âm thanh, hình ảnh đến 1 hệ thống khác thông qua đường truyền mạng.
Do phải đầu tư hệ thống phần cứng tại các điểm cầu nên giải pháp họp trực tuyến này khá tốn kém. Đổi lại là chất lượng họp trực tuyến rất chuyên nghiệp và hiệu quả.
Các ưu điểm của giải pháp họp trực tuyến qua thiết bị hội nghị truyền hình gồm: Có thể có nhiều người, nhiều điểm cầu cùng tham gia, nhiều chức năng trình chiếu. Chất lượng hình ảnh & âm thanh sắc nét. Hiện đây được xem là giải pháp tối ưu nhất cho một cuộc họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp
- Giải pháp họp trực tuyến qua điện thoại
Với giải pháp này, cuộc họp trực tuyến được thực hiện thông qua thông qua điện thoại hội nghị chuyên dụng. Về bản chất, nó giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống nhưng khác ở chỗ nó có micro độ nhạy cao, bán kính nói chuyện rộng tới hơn 5m; Còn có loa ngoài phát ra cho nhiều người nghe; Có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.
Nhược điểm của giải pháp này là chỉ trao đổi thông tin qua âm thanh, còn ưu điểm là kinh phí rẻ.
Những lưu ý khi tổ chức hội nghị trực tuyến
- Xác định thời gian
Điều quan trọng nhất bạn cần làm là quyết định ngày và giờ cho hội thảo. Cho những người tham gia biết về nó, và cũng cho họ biết về những vai trò họ sẽ phải làm. Đừng quên gửi cho họ một lời nhắc nhở một ngày trước cuộc họp.
- Lên kế hoạch cụ thể cho chương trình
Lên kế hoạch cụ thể cho chương trình là điều rất quan trọng. Bạn phải đề cập rõ ràng trong chương trình nghị sự vai trò của những người tham gia khác nhau. Điều này sẽ giúp mọi người chuẩn bị cho hội nghị đúng cách. Điều này cũng sẽ giúp cuộc họp trở nên rõ ràng và chính xác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian một cách triệt để.
- Xác định thiết bị bạn sẽ sử dụng
Nếu bạn muốn chạy một hội nghị thành công việc lựa chọn thiết bị là vô cùng quan trọng, bởi đây là yếu tố then chốt, là phương tiện kết nối mọi người và giúp sự kiện diễn ra tốt đẹp. Đối với hội nghị qua điện thoại thì bạn sẽ chỉ cần một chiếc điện thoại kèm loa. Đối với một hội nghị video, bạn sẽ cần một màn hình TV với micro và camera quay video kèm theo. Và đối với hội thảo trên web, bạn cần có kết nối internet tốt, màn hình máy tính và phần mềm hội nghị truyền hình tốt.
Dịch vụ tổ chức hội nghị trực tuyến của SKG International
SKG International cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị trực tuyến đa điểm trọn gói bao gồm: thiết bị đầu cuối (Endpoint), bộ xử lý đa điểm (MCUs- Multipoint Control Units), dịch vụ xử lý đa điểm (MCUs Service), kênh truyền,…
Dịch vụ của chúng tôi có thể ứng dụng trong: Các cơ quan chính phủ, các đơn vị nhà nước; Lĩnh vực giáo dục, tổ chức đào tạo nội bộ, nâng cao hiệu quả đào tạo từ xa; Lĩnh vực y tế với những hoạt động nhằm giúp trao đổi kinh nghiệm, hội thảo với các bác sĩ nước ngoài, giúp hội chuẩn, chỉ đạo phẫu thuật, thực hiện hoạt động chăm sóc y tế từ xa; Lĩnh vực kinh doanh giúp các tổ chức, các cơ quan, các khu, các sở hoặc các trường học có thể thực hiện tốt công tác điều hành, quản lý khi bị phân tách về không gian.
Với hệ thống trang thiết bị tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến được đầu tư đồng bộ, hiện đại và chất lượng, chúng tôi tự tin có thể cung cấp dịch vụ với mức giá cạnh tranh trên thị trường.
Để được tư vấn thêm về hội nghị trực tuyến, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0935 365 699 để được giải đáp và hỗ trợ nhanh nhất bạn nhé!
