1. Địa điểm tổ chức hoàn hảo

dia-dien-to-chuc-su-kien.jpg

Địa điểm tổ chức sự kiện là yếu tố vô cùng quan trọng

Khi lên được ý tưởng về chủ đề, nội dung là bạn đã tạo được “linh hồn” cho hội thảo nhưng để biến điều đó thành hiện thực thì phải có một nơi để khách mời có thể đến tham dự. Đội ngũ nhân viên phụ trách thiết kế chương trình phải có kế hoạch cụ thể, lên ý tưởng để tạo ra được một không gian không những tạo được ấn tượng cho khách tham dự mà còn phải gắn liền với chủ đề hội thảo.

Địa điểm tổ chức phải nằm ở trung tâm nơi thuận tiện đi lại để khách mời có thể dễ tìm kiếm. Nếu làm được điều này bạn sẽ thu hút được số lượng lớn người đền tham dự.

2. Quảng bá trên các phương tiện thông tin

phuong-tien-thong-tin.jpg

Truyền thông trước vào sau sự kiện để thu hút khán giả

Dù bạn có chuẩn bị đầy đủ, hoàn hảo tất cả nhưng nếu không thông báo thông tin đó đến khách mời thì sẽ không ai biết được hội thảo của bạn sẽ diễn ra, mọi cố gắng đều không có kết quả. Chính vì thế bạn phải lập kế hoạch truyền thông trên tất cả các phương tiện thông tin mà đơn vị tổ chức co khả năng thực hiện như tờ rơi, báo chí, tivi,…

3. Chú trọng phục vụ khách mời.

khach-moi-su-kien.png

Quản lý khách mời cũng không kém phần quan trọng

Nhân tố đáng giá sự thành công của một buổi hội thảo chính là khách mời và đó cũng là đối tượng mà ban tổ chức hướng đến. Tất cả các công tác chuẩn bị như tài liệu khách mời, chỗ ngồi hay đơn giản chỉ là nước uống và thức ăn nhẹ cũng phải chuẩn bị thật tỉ mỉ, cần có một bộ phân chăm sóc khách tham dự để có thể đáp ứng những yêu cầu phát sinh trong quá trình hội thảo diễn ra. Đảm bảo khi kết thúc chương trình khách mời sẽ có ấn tượng tốt cũng như nở một nụ cười tươi đến ban tổ chức.

4. Ứng biến trước các tình huống phát sinh kịp thời

phien-dich-linh-hoat.png

Cần linh hoạt để xử lý các tình huống

Trong quá trình diễn ra hội thảo sẽ có rất nhiều các tình huống mà bạn không thể đoán trước được chính vì thể bạn phải liệt kê và tập ứng phó trước để có thể bình tĩnh giải quyết tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ chương trình, gây hoang mang cho khách mời dẫn đến kết quả không đáng có.

5. Chủ đề, nội dung hấp dẫn

phien-dich-ket-noi-khan-gia.JPG

Nội dung buổi sự kiện chính là yếu tố giữ chân khách mời

Tùy vào lĩnh vực hoạt động mà mỗi tổ chức sẽ tổ chức buổi hội thảo có nội dung khác nhau ví dụ như hội thảo chứng khoán sẽ thảo luận về sự biến động của thị trường chứng khoán, các yếu tố ảnh hưởng đến mức độ tăng giảm điểm của những “ôm trùm” chứng khoán hay hội thảo về chuyên ngành y, kiểm toán, kỹ thuật, IT.

6. Cầu nối giữa khán giả và diễn giả

phien-dich-cabin.png

Phiên dịch viên chính là chìa khóa cho buổi hội thảo thành công

Khi bạn đã có đủ 5 yếu tố trên rồi thì phiên dịch viên lại đóng vai trò quan trọng nhất quyết định sự thành công của một sự kiện có yếu tố quốc tế. Đặc biệt trong những hội nghị, hội thảo, họp báo, vv… Đối với những sự kiện quốc tế, phiên dịch viên phải giỏi, nhanh nhạy, chuyên nghiệp và hiểu biết sâu sắc về nội dung cũng như cách tương tác với người nghe. Nếu phiên dịch viên hội thảo không đủ khả năng đáp ứng yêu cầu công việc thì việc đầu tư về thời gian, công sức, trí tuệ, tài chính, nhân sự,… của khách hàng sẽ trở nên vô ích. Khách hàng là người hiểu chính xác nhất, rằng: Phiên dịch viên đẳng cấp là sự bảo đảm cho hiệu quả của sự kiện.

Trên là 6 yếu tố chính tạo nên sự thành công của các buổi hội thảo mà chúng tôi đúc kết và chia sẻ kinh nghiệm cho khách hàng sau nghìn hội thảo quốc tế cấp cao mà Công ty dịch thuật quốc tế Sao Khuê đã tham gia với tư cách là công ty cung cấp dịch vụ biên phiên dịch chất lượng cao hàng đầu Việt Nam.